Comment respecter le RGPD en emailing ?

Tout d’abord, le concept de  » données personnelles  » est assez large et facile à comprendre. Une  » donnée personnelle  » est définie comme toute information relative à une personne physique identifiée ou raisonnablement identifiable. Sachant qu’une personne peut être directement identifiée par son nom ou son prénom. De plus, indirectement par un numéro d’identification de client ou un numéro de téléphone.

C’est pourquoi le RGPD, ou « Règlement Général sur la Protection des Données », est désormais en vigueur et s’applique à toutes les organisations publiques et privées, quelle que soit leur taille. Plus précisément, il s’applique à toutes les formes d’entreprises, d’agences gouvernementales, d’administrations, de collectivités, d’associations et bien d’autres qui traitent des données personnelles pour leur propre bénéfice ou non.

Les sanctions financières pour non-conformité peuvent atteindre jusqu’à 4 % de vos revenus annuels. Mais au-delà des répercussions financières, la non-conformité au RGPD peut avoir des effets importants sur la réputation d’une marque. C’est pourquoi il est essentiel que vous utilisiez tous les outils à votre disposition pour vous assurer que les exigences de ce nouveau règlement sont respectées.

Et pour ceux qui travaillent dans les domaines du marketing et de la communication, cela inclut la mise en place de campagnes d’email marketing conformes au RGPD. Pour vous aider à comprendre comment le respecter correctement dans cette situation, je vous invite à lire le guide complet dans ce contenu.

Qu’est-ce que le RGPD ?

En premier lieu, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) régit les données personnelles dans le monde numérique. C’est la loi du 6 janvier 1978 relative à l’information et aux libertés qui l’a créée. Le RGPD est donc la nouvelle réglementation européenne qui s’appuie sur la loi informatique et libertés de 1978. Elle renforce la capacité des citoyens à contrôler l’usage qui peut être fait de leurs données personnelles.

Elle s’applique aussi bien à ceux qui se sont établis sur le territoire de l’Union européenne qu’à ceux qui ne l’ont pas fait. La loi vise aussi directement les citoyens européens. Par exemple, un site non français sur internet qui propose un service de livraison en France avec paiement en euros. Par conséquent, tout organisme, quelle que soit sa taille, son lieu d’implantation ou son activité, peut être concerné.

Le RGPD emailing : c’est quoi ?

Le RGPD harmonise les lois dans toute l’Europe tout en offrant aux professionnels un cadre juridique particulier. Elle leur permet de développer leurs activités numériques au sein de l’Union Européenne en les fondants sur la confiance des utilisateurs. Mais c’est aussi un élément indispensable pour réussir une campagne emailing. Ainsi, il est désormais nécessaire d’obtenir le consentement des destinataires avant de leur envoyer un courrier ou des emails B2C suite à l’entrée en vigueur du RGPD au niveau européen.

Ces personnes doivent avoir expressément autorisé votre entreprise à recueillir et à utiliser leurs informations personnelles, y compris leurs adresses physiques et électroniques. Vous ne serez pas concerné si vous ne travaillez qu’avec des professionnels. En revanche, si vous vous adressez spécifiquement à des particuliers, vous enfreindrez la loi en enfreignant cette règle.

Enfin, le règlement impose un certain nombre d’exigences pour que le consentement obtenu soit authentique. Ainsi, il doit être clair, sans ambiguïté, spécifique et sans restriction. En effet, avant de recevoir l’approbation des parties concernées, plusieurs détails doivent être divulgués et le consentement ne peut être contraint.

Qu’en est-il du principe du RGPD ?

L’un des principaux objectifs de la loi est de veiller à ce que la vie privée des gens soit protégée en sauvegardant toute information personnelle qui est sous la garde ou le contrôle d’une institution. Elle définit les renseignements personnels et énonce les règles que les organisations doivent respecter. C’est en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la sécurité, le transfert aux archives et la suppression des renseignements personnels.

Les grands principes directeurs du RGPD sont, à la base, la sécurité et la confidentialité. En conséquence, le propriétaire du fichier doit assurer la sécurité et la confidentialité des informations qu’il contient. En particulier, il faut veiller à ce que seules les personnes autorisées aient accès à ces données.

L’objectif principal de l’utilisation des données personnelles est la finalité du traitement. La finalité pour laquelle les données sont collectées est claire et légitime, et elles ne sont pas ensuite utilisées d’une manière contraire à cette finalité. Le fournisseur du traitement est limité dans la manière dont il peut utiliser ou réutiliser ces données à l’avenir par le principe de finalité.

Parmi les exemples de finalité, je cite la gestion du recrutement, le marketing, la gestion des salaires, la gestion des clients, les enquêtes sur la satisfaction, la surveillance des locaux, etc. Alors que la loi française sur l’information et les libertés reconnaissait certains droits aux personnes.

Comme le droit d’accès aux données, le droit de faire rectifier des données inexactes et le droit de faire supprimer des données, le RGPD établit ou renforce désormais sept droits, dont deux nouveaux pour les personnes :

• Transparence des informations et des communications
• Droit d’accès aux informations de la personne
• Droit de rectification
• Droit à la portabilité des données (nouveau)
• Droit à l’oubli (nouveau)  
• Droit à la limitation du traitement
• Droit d’opposition

Pourquoi le RGPD est important ?

La plus grande crainte des gens est que les entreprises utilisent leurs données contre eux. Le RGPD va mettre fin à ses abus et permettre d’assurer la protection des données personnelles. Ainsi, grâce à ce règlement, toutes les personnes physiques seront protégées au sein de l’Union européenne.

Par conséquent, même si le RGPD est généralement une bonne nouvelle pour vos clients et vos employés car il protège leurs données personnelles, ses effets se font sentir dans presque tous les domaines de votre activité. Ils présentent un certain nombre de défis pour votre organisation et encouragent le changement.

Aujourd’hui, de nombreuses plateformes sont disponibles pour vous aider à créer une campagne d’emailing pour votre marketing. Par exemple, Sendinblue propose une solution complète d’automation du marketing qui est entièrement conforme au RGPD. L’équipe marketing passe beaucoup de temps à collecter et à analyser les données des abonnées et des prospects.

Il est donc fort probable que vos équipes utilisent des cookies de suivi, conservent les adresses e-mail des prospects ou recueillent des données plus complètes sur leurs caractéristiques démographiques, leurs habitudes d’achat, etc. Ainsi, votre stratégie marketing va particulièrement ressentir les effets du règlement. Ces données ne sont plus utilisables sans le consentement de leurs détenteurs.

Vous devez donc être en mesure de prouver cet accord (en indiquant l’heure et la date à laquelle il vous a été donné). Cette modification nécessite, entre autres, d’ajouter des champs « opt-in » à votre formulaire de contact. En outre, il est important de décrire comment vous utilisez les cookies sur votre site web. La suppression des datas non pertinentes de votre base de données est une autre option.

Quelles sont les bonnes pratiques pour faire respecter le RGPD ?

Tout d’abord, si le traitement que vous fournissez par le biais de l’email marketing fait courir aux personnes concernées un risque élevé au regard de leurs droits et libertés, vous serez également tenu de réaliser une analyse d’impact au préalable. Si vous voulez tout savoir sur le RGPD, de nombreux détails sont disponibles dans notre rubrique FAQ. Cependant, il existe des solutions pour éviter les incohérences du RGPD en mailing de prospection en attendant. Voici les étapes à suivre afin de créer une campagne qui respecte le RGPD.

1. Le RGPD tel qu’il doit être fait : Obtenir le consentement de vos contacts

En vertu du RGPD, il est essentiel que vous ayez le consentement de chaque contact de votre liste. La première étape est de s’assurer que le consentement est donné dans un acte clair et positif. Malgré le fait que ce ne soit pas obligatoire, je conseille vivement d’utiliser le « double opt-in ». Avant d’ajouter un utilisateur à une liste de contacts, il est nécessaire d’avoir son accord deux fois. La première fois lorsqu’il remplit un formulaire, et la seconde fois, par exemple, lorsqu’il clique sur un lien dans un e-mail de confirmation.

2. Être en mesure de démontrer l’autorisation conformément à la loi RGPD.

Vous devez être en mesure de fournir une preuve pour tous vos contacts, y compris ceux dont le consentement a été obtenu avant la date d’entrée en vigueur (25 mai 2018). Toute communication sans l’accord écrit pourrait vous mettre en danger. Il existe deux possibilités pour vous aider.

Vous pouvez d’abord supprimer de vos listes de contacts toutes les personnes pour lesquelles vous ne disposez pas de documents de consentement. Ou bien, vous avez encore le choix d’atteindre vos contacts avec une campagne de requalification, mais vous le ferez à vos risques et périls maintenant que la date limite du RGPD est passée.

3. Faites en sorte que les contacts puissent se désinscrire facilement

Pour être en conformité avec le RGPD, un lien fonctionnel de désinscription doit être inclus dans tous vos emails. C’était une obligation avant même l’entrée en vigueur du règlement, mais depuis le 25 mai 2018, des sanctions peuvent réellement être imposées. Ce lien de désinscription doit déjà être présent dans chaque email marketing que vous envoyez si vous suivez les bonnes pratiques marketing.

4. Honorez les droits de vos contacts qui sont liés au RGPD.

Il existe d’autres responsabilités liées au RGPD qui concernent l’envoi d’e-mails. Les destinataires d’une de vos communications doivent, entre autres, pouvoir faire valoir leurs droits après l’avoir reçue. Il peut s’agir, par exemple, de leur droit d’accès, de leur droit à la portabilité, de leur droit à la rectification, de leur droit à l’effacement de leurs données personnelles, etc.

Vous devez donc mettre à jour vos références informationnelles pour préciser exactement les démarches à entreprendre pour valoriser ces droits. Vous pouvez fournir des informations telles que le nom et prénom, l’adresse email et/ou le numéro de téléphone de la personne à contacter.

La conclusion

Une nouvelle obligation a été imposée par le RGPD à un certain nombre d’entreprises et à leurs sous-traitants. Il s’agit de la nomination d’un Délégué à la Protection des Données (DPD), qui doit être impliqué dans toutes les questions relatives à l’utilisation et à la protection des données. Le défi pour les sociétés est d’offrir aux personnes un meilleur contrôle sur leurs données personnelles tout en respectant à la lettre de ces obligations sous peine de sanctions.

Phase de mesure de la nouvelle réglementation européenne, la CNIL a durci les sanctions auxquelles s’exposent les organisations dont les pratiques ne sont pas conformes. Ils risquent une amende pouvant aller jusqu’à 2% de leur chiffre d’affaires annuel, soit 10 millions d’euros, pour un fonctionnement non conforme, et jusqu’à 4% de leur chiffre d’affaires annuel, soit 20 millions d’euros, pour une violation des droits des utilisateurs en ligne, sans parler de l’atteinte potentielle à la réputation de l’entreprise.

Vous savez maintenant ce qu’il faut faire pour l’éviter. J’espère qu’en vous fournissant ces informations, vous serez mieux à même de respecter le règlement lors d’une campagne emailing. Mais surtout, le choix d’une plateforme de mailing conforme au RGPD vous permettra d’augmenter vos revenus. Il est crucial que la plateforme respecte les droits d’accès, d’effacement, de portabilité et de rectification des informations concernant vos clients et prospects.