5 conseils pour réussir son mailing par publipostage

Le mailing par publipostage est une technique innovante pour faire la promotion d’un produit ou gagner de nouveaux prospects. Cette stratégie est efficace parce qu’elle se base sur des principes qui permettent d’attirer plus facilement l’attention des clients. Toutefois, pour bien la réussir, il faut tenir compte de certains critères importants.

Si vous souhaitez obtenir des résultats convaincants avec le mailing par publipostage, voici 5 conseils pour vous aider.

Qu’est-ce que le mailing publipostage ?

Avant de connaître les conseils pour réussir une campagne emailing, vous devez d’abord savoir ce qu’est le mailing publipostage. Il s’agit d’une stratégie de marketing ou de communication qui consiste à envoyer un courrier commercial ou publicitaire à ses clients. Ce type de courrier est personnalisé.

C’est-à-dire qu’il contient des informations sur l’identité du destinataire, notamment son nom et prénom. L’entreprise tire ces informations de sa base de données. Le mailing publipostage est donc basé sur des courriers adressés directement et particulièrement à un client.

Par ailleurs, cette stratégie de communication vise à faire parvenir un message personnalisé, le document de présentation d’un service, ou un coupon de réduction à un ou des clients préalablement ciblés. Cette stratégie est efficace, car elle permet d’attirer directement l’attention du client et fait gagner du temps lors d’une campagne de communication.

Comment créer un mailing publipostage ?

La création d’un mailing publipostage se fait essentiellement par Word. C’est à partir de ce logiciel qu’il faut créer une source de données, rédiger le courrier à envoyer et imprimer les documents et les envoyer directement.

La création d’une source de données

À ce niveau, le logiciel Word se charge d’extraire les informations qui serviront à créer le publipostage. Il peut le faire à travers différentes sources telles que : Excel ou Outlook. Vous pouvez également saisir directement les données dans Word si vous préférez.

Lorsque vous voulez exporter les informations à partir d’un document Excel, vous devez veiller à bien étiqueter chaque colonne. Cela permettra à Word de reconnaître et d’extraire plus facilement les informations contenues dans le fichier.

Lorsque vous souhaitez exporter les données depuis un répertoire Outlook, vous devez d’abord directement sélectionner les contacts dans Outlook. Ensuite, servez-vous de différents programmes pour trier les contacts dans le programme de messagerie électronique. Cela vous permettra de sélectionner vos adresses de façons plus directes.

Si l’extraction des données via un fichier Excel ou un répertoire Outlook vous semble compliquée, vous pouvez directement inscrire les données dans Word. Pour ce faire, commencez par sélectionner la fonction : « saisir une nouvelle liste ». Le logiciel vous présentera diverses colonnes dans lesquelles vous pourrez insérer les différentes adresses.

À chaque fois que vous saisissez une entrée, vous pouvez passer à la colonne suivante en appuyant sur nouvelle entrée. Si vous voulez modifier les colonnes présentées par Word, vous pouvez appuyer sur le bouton « ajuster les colonnes ». Ce faisant vous pourrez supprimer, renommer ou ajouter d’autres colonnes si vous le souhaitez.

Une fois que toutes les données ont été insérées, le logiciel vous demandera de procéder à l’enregistrement dans une nouvelle base de données. Cela vous permettra de les réemployer dans d’autres documents Word. Ainsi, il ne vous sera pas nécessaire de répéter la même opération chaque fois.

Le plus important est qu’une fois que votre base de données sera créée, elle vous sera toujours accessible et vous pourrez la modifier quand vous voulez. Il est important que vous sachiez que cette stratégie n’est pas standard. Vous pouvez utiliser d’autres méthodes pour établir votre base de données afin de créer votre mailing publipostage.

Toutefois, celle-ci est beaucoup plus simple à employer. Une fois que vous avez créé la base de données, l’étape suivante consistera à concevoir vos lettres.

Rédaction du courrier

Pour rédiger votre lettre, vous devez d’abord travailler avec un texte normal et ensuite avec des blocs de textes spéciaux. Retenez que le plus important pour chaque page de publipostage que vous créez est le bloc d’adresse. Pour le faire, vous devez préalablement cliquer sur le bouton « correspondant ». Cela affichera une fenêtre de configuration des caractères de remplacement.

À partir de cette fenêtre, vous pouvez définir l’agencement du bloc d’adresse. Si vous utilisez un tableau externe pour créer le bloc, c’est à Word d’essayer de délivrer les champs qui seront utiles à la désignation de vos colonnes. Si le logiciel a des difficultés à ordonner les étiquettes, vous pouvez l’aider en appuyant sur le bouton « définir la correspondance des champs ». Cela permettra de mettre chaque catégorie à sa place.

Le début de votre lettre commencera naturellement par la salutation. Cela dit, une ligne de salutation devra être insérée dans le document. À ce niveau, vous avez la possibilité de personnaliser ce que vous devez mettre. À défaut de simplement mettre madame ou monsieur, vous pouvez importer les noms et prénoms des destinataires.

Il faut noter que Word peut lui-même vous proposer une formule de salutation que vous pourrez modifier à votre guise. Vous pouvez y accéder à travers la mention d’introduction de la salutation. Vous pouvez faire autant de modifications que vous voulez afin que le résultat final soit à votre goût.

En dehors de l’adresse et de la formule de salutation, vous pouvez aussi insérer d’autres champs de texte dans votre lettre. Cela vous permettra d’inscrire le nom du destinataire et son numéro. Pour rendre plus visibles les champs de publipostage dans le corps du document, servez-vous de la fonction « surligner les champs de publipostage ».

Après les modifications basiques à faire, vous pouvez réaliser la mise en page du courrier comme vous le souhaitez. Selon la nature de votre entreprise, personnalisez le contenu, mais aussi la forme du document. Toutefois, veillez à ne pas exagérer.

Impression et distribution du courrier

Après la phase de création des lettres, la troisième et dernière étape consiste à les imprimer et à les publier. Pour ce faire, vous devez d’abord afficher les lettres en utilisant la fonction « Aperçu avant impression ». Cela vous permet de remplacer les caractères de remplacement par vos données. Par cette même méthode, vous pouvez consulter les lettres et vérifier s’il n’y a pas d’erreur.

Une fois que vous êtes sûr que tout est en ordre, lancez l’impression en appuyant sur le bouton terminer et fusionner. Les lettres seront imprimées l’un après l’autre. L’étape suivante consistera à l’envoyer. Pour cela, sélectionnez d’abord le champ adresse e-mail. Cela est enregistré dans votre source de donnée. Mettez ensuite un objet et procédez à l’envoi des courriers.

Quels sont les avantages du mailing publipostage ?

À l’instar de la stratégie de cold emailing, le mailing publipostage offre de nombreux avantages à ceux qui s’en servent. En effet, il permet de faire une campagne publicitaire efficace avec précision et rapidité.

Meilleur ciblage des destinataires

Le processus de création d’un mailing publipostage montre déjà qu’il s’agit d’une stratégie avantageuse sur le plan du ciblage des destinataires. En effet, à partir d’une liste de destinataires, vous pouvez facilement cibler ceux à qui seront envoyées les lettres.

Par ailleurs, ces contenus sont tous personnalisés. Cela augmente les chances que les clients s’intéressent à ce que vous avez envoyé. Étant donné que cela leur est adressé directement, et de manière personnelle, ils ouvriront à coup sûr le courrier. Il s’agit donc d’un des outils de marketing les plus efficaces.

Gain de temps considérable

Un autre avantage du mailing publipostage est que cela vous permet de gagner du temps. En effet, grâce au publipostage, vous avez la possibilité d’automatiser la personnalisation des courriers. Pour faire cela, vous n’avez qu’à lier votre liste de contact au courrier type que vous voulez envoyer.

Ainsi vous pourrez communiquer avec plusieurs personnes à la fois et en peu de temps. Par ailleurs, l’adresse sera imprimée simultanément sur le courrier à envoyer. Ce faisant, vous gagnez plus de temps.

Un moyen efficace de fidéliser les clients

Grâce au mailing publipostage, vous pouvez également fidéliser votre clientèle. En réalité, les données de vos clients que vous avez à votre disposition vous permettent de vous informer sur eux. Vous pourrez donc savoir quels sont leurs besoins et y répondre à travers un courrier qui leur est spécialement adressé.

Lorsque ces derniers recevront votre lettre, ils le verront comme une véritable marque d’attention. Avec ce simple geste, vous pourrez donc les maintenir dans votre entreprise.

Une stratégie pour se démarquer de la concurrence

Avec la multiplicité des moyens digitaux pour faire la publicité ou la promotion des services d’une entreprise, il devient difficile de faire la différence. Grâce au courrier adressé, vous pouvez vous démarquer. En effet, l’envoi des courriers personnalisés ne se fait plus aussi souvent.

En le faisant, vous montrez à vos clients que vous êtes innovant. Cela vous rendra exclusif à leurs yeux. Par ailleurs, ils se sentiront privilégiés et vont développer leur affection envers votre entreprise.

Les messages arrivent à destination quoiqu’il arrive

Avec le mailing publipostage, vous êtes sûr que les destinataires verront à coup sûr votre courrier. Cette stratégie de communication épargne des filtres antispam. Les clients n’ont donc pas la possibilité de rejeter votre lettre avant même qu’elle ne leur parvienne. Les documents sont directement envoyés dans la boîte aux lettres des clients et ils sont obligés de les consulter.

Une stratégie rentable

Ce qui fait du mailing publipostage une stratégie rentable c’est le fait qu’il s’adapte à votre budget, votre activité et votre stratégie de marketing. En réalité, le mailing publipostage n’est rien d’autre qu’un outil. Vous pouvez donc vous en servir selon vos besoins. De plus, même si cela semble demander un budget important, il n’est pas utile de dépenser une somme colossale pour la mettre en place.

Si vous devez envoyer les courriers à peu de clients, les dépenses sont réduites. De même, la stratégie de mailing publipostage peut refléter votre activité. Vous pouvez l’orienter comme vous voulez en suivant le plan que vous avez préalablement établi dans votre stratégie de marketing.

De plus, cela vous permet d’en apprendre plus sur différentes stratégies de marketing. Grâce au mailing par publipostage, vous pourrez mieux comprendre le marketing automation par exemple.

5 conseils pour réussir son mailing par publipostage

Pour la réussite de votre mailing par publipostage, vous devez suivre des stratégies précises. Voici 5 conseils pour vous aider à y arriver facilement.

Bien rédiger le contenu de vos courriers

Si vous souhaitez que votre mailing publipostage porte ses fruits, vous devez d’abord bien rédiger les contenus à envoyer au client. Cela constitue la base de la stratégie et vous devez considérer différents éléments pour le faire. La première est de définir les objectifs de votre mailing. Cela peut sembler insignifiant, mais sachez que c’est à partir de cela que vous saurez quoi écrire dans votre lettre.

De nombreuses personnes ont l’habitude de se lancer dans le mailing par publipostage sans y penser. Vous ne devez pas faire pareil. Cela dit, vous devrez vous poser un certain nombre de questions. Demandez-vous si le but de votre mailing par publipostage est de cibler de nouveaux prospects, présenter un produit, offrir un cadeau, etc. En sachant réellement quel sera le but de votre mailing par publipostage, vous pourrez orienter votre contenu dans le bon sens.

En outre, vous devez veiller à ce que votre message soit bien rédigé. Il ne suffit pas d’écrire un contenu pour juste présenter une offre. S’il est trop agressif et sans aucune substance, votre message laissera vos clients de marbre. Vous devez donc tout mettre en place pour que votre mail soit percutant. Il est essentiel qu’il puisse susciter de l’intérêt chez le lecteur. Trouvez les mots qui pourront toucher son esprit et l’inciter à agir sans que vous ne l’ayez forcé.

Pour arriver à réellement toucher vos clients, il existe une technique que vous pouvez employer. Cela consiste à vous inspirer de leurs besoins. Autrement dit, partez de leurs besoins pour rédiger votre contenu. Étant donné que le mailing publipostage se base sur la personnalisation des courriers, vous avez la possibilité de personnaliser vos messages à partir du besoin des clients.

En faisant cela, vous lui montrez que vous connaissez son besoin et que vous êtes en mesure d’y répondre. Cette stratégie vous permettra de trouver les mots à employer pour que votre message soit assez significatif.

Choisir le bon moment pour envoyer vos courriers

Pour être sûr que les clients liront ce que vous leur enverrez, vous devez l’envoyer au bon moment. Plus précisément, il s’agit de faire des offres aux clients, au moment où ils en ont le plus besoin. Cela rendra votre mailing par publipostage beaucoup plus efficace. Par exemple, si vous envoyez un courrier pour parler de vos services de déneigement en été, soyez sûr que le message ne passera pas.

Vous devez donc attendre le moment idéal pour envoyer le courrier. Plus le client verra que votre message cadre avec la période, plus il sera intéressé par ce que vous lui proposez.

Présenter une offre intéressante au client et l’inciter à y souscrire

Lorsque vous faites du mailing par publipostage, il ne s’agit pas de rédiger un texte sur un quelconque produit. Il faut que l’article apporte un intérêt certain au client et/ou prospect. Pour ce faire, vous devez préparer des offres vraiment intéressantes. Dans votre domaine, il y a sûrement de nombreuses autres entreprises qui vont proposer le même produit que vous. Dans ce cas, envoyer un message qui dit simplement que vous vendez tel produit à tel prix n’est pas suffisant pour capter l’attention du client.

D’abord, vous devez lui présenter les atouts du produit. Rassurez-vous, il ne s’agira pas de produire un long texte pour présenter le produit et ses avantages. En quelques lignes seulement, vous pouvez faire la présentation, dire ce que cela fait et ses avantages. Sur ce dernier point, vous devez insister sur les bénéfices du produit pour le client. Veillez toujours à l’inclure à chaque partie du mail.

Ensuite, associez une offre au produit que vous vendez. Autrement dit, ne donnez pas uniquement le prix. Vous pouvez y ajouter une promotion ou un service de livraison. En gros, tout ce qui pourra mettre le client à l’aise et surtout l’intéresser. Lorsque vous faites cela, vous pourrez avoir plus de chance de capter l’attention du destinataire. De plus, vous démarquez votre produit de celui des autres entreprises.

Enfin, vous devez inciter le client à acheter. En marketing, cela s’appelle du call to action. Cette méthode consiste à mettre dans votre contenu une phrase qui va inciter le client à commander le produit ou à s’offrir vos services. Généralement, cela vient à la fin des contenus. Toutefois, vous devez faire votre call to action de façon correcte pour que cela puisse réellement influencer les clients.

Combiner la tradition et la technologie

En principe, le mailing par publipostage repose sur des résultats physiques. C’est-à-dire qu’une fois le mail envoyé, le client le reçoit dans sa boîte postale. Il est vrai que cette stratégie est plus efficace. Toutefois, vous pouvez aussi éviter d’encombrer les clients avec des tas de papiers en procédant simplement par le numérique.

Cela fonctionne la plupart du temps. De plus, étant donné que la modernité a pris le dessus, les clients s’attendent toujours à ce que les entreprises soient en phase avec leur temps. En procédant comme il faut, vous pouvez obtenir de vos prospects ce que vous voulez. Les statistiques ont d’ailleurs révélé que 44 % des prospects souscrivent au service proposé par l’entreprise lorsque cette méthode est employée.

Analyser les résultats de votre mailing par publipostage

Pour être sûr de réussir votre mailing par publipostage à chaque fois, vous devez analyser les résultats que vous obtenez lorsque vous utilisez cette stratégie. Cela vous permettra de repérer les points forts et faibles de votre stratégie.

Pour vérifier si les résultats sont convaincants, commencez par voir le nombre de personnes qui a réellement ouvert votre mail. Vous pouvez avoir cette information si vous êtes passé par le digital pour envoyer les lettres. Par ailleurs, vous pouvez savoir si votre stratégie a réussi en regardant le nombre de personnes qui vous a contacté par rapport au nombre de courriers envoyés.

La dernière astuce et la plus importante sont de voir le nombre de personnes qui a souscrit à votre offre. Tout cela vous permettra de voir à quel niveau vous devez améliorer votre stratégie et surtout ce que vous devez corriger.

Conclusion

Le mailing par publipostage est une stratégie de communication qui a de nombreux avantages. Elle est rapide et permet de cibler plus efficacement vos clients. Elle fait aussi gagner du temps et vous pouvez l’adapter à votre stratégie de marketing. Pour réussir le mailing par publipostage, vous devez considérer des critères importants. Cela vous permettra d’atteindre l’objectif que vous visez.