Mailing de prospection : les meilleures pratiques

Peu importe la taille et la nature de l’entreprise, toutes sont visées par un mailing de prospection. Vous souhaitez augmenter les conversions, automatiser les tâches fastidieuses et améliorer les performances ?

Du premier contact à la signature d’un contrat, l’utilisation d’un mailing de prospection est une stratégie qui demande parfois du temps mais qui donne des résultats fructueux. Par exemple, LinkedIn est devenu un outil essentiel dans le domaine B2B, mais il faut aussi savoir l’utiliser sans faire de publicité.

Il existe déjà de nombreux outils pour votre prospection qui répondent chacun à un besoin différent. Cependant, l’objectif reste le même : être capable d’augmenter votre productivité et vos performances dans votre prospection.

De ce fait, choisir le bon logiciel d’e-mailing peut s’avérer difficile. Je vous encourage dans cet article à vous informer pleinement sur les bonnes pratiques d’un mailing de prospection.

Qu’est-ce qu’un mailing de prospection ?

Il existe aujourd’hui plusieurs types de communication commerciale, chacun ayant des caractéristiques uniques, et le mailing est l’un d’entre eux. Cette forme de communication vise fréquemment à établir un lien durable entre le prospect et l’entreprise. Cette dernière attendant généralement une réponse du client à son mailing. Par exemple, après un achat, une adhésion, un abonnement et bien d’autres.

Tout d’abord, un mailing fait référence à l’envoi en masse ou à la distribution électronique d’information promotionnelle. Le terme e-mailing, initialement réservé à la correspondance promotionnelle physique, s’applique désormais aux publipostages physiques et électroniques.

Mais en réalité, qu’est-ce qui distingue le mailing de l’emailing ? L’idée est la même : envoyer des messages promotionnels à des clients ou des consommateurs potentiels. Lorsqu’on parle de publipostage électronique, on utilise spécifiquement l’expression « e-mailing » , alors que le terme « mailing » désigne plus généralement la distribution massive de courrier promotionnel.

Par conséquent, le premier e-mail qu’une entreprise envoie à un client potentiel, souvent appelé prospect, est un mailing de prospection. Alors que le démarchage téléphonique est de moins en moins efficace, les emails de prospection sont désormais indispensables pour acquérir de nouveaux clients.

Ils constituent la meilleure méthode de prospection active à l’ère de la connexion persistante. Un e-mail rapide peut être rédigé, envoyé facilement et ne coûte rien. Apprendre à le construire et à le gérer correctement est donc nécessaire pour une prospection réussie. La méthode du mailing est fréquemment utilisée dans la prospection commerciale et est également employée pour fidéliser les clients à une marque.

En quoi consiste une campagne de prospection mailing ?

L’envoi peut prendre plusieurs formes différentes. D’une part, il peut prendre la forme d’une lettre avec une présentation de l’offre. D’autre part, il peut s’agir d’une brochure comprenant des images pour mettre en valeur un produit spécifique. Pour cette raison, il existe de nombreuses réponses, notamment l’enveloppe-réponse et l’email.

Le mailing permet d’atteindre de nombreux objectifs, souvent liés. Il est possible de faire de la prospection commerciale pour accroître vos revenus en élargissant votre clientèle. Ou encore la fidélisation pour approfondir les relations avec les clients existants ou établir une relation de confiance avec un nouveau client.

Il s’agit également de commercialiser un produit ou de diffuser une offre promotionnelle afin de persuader les clients d’acheter un bien ou un service maintenant ou à l’avenir. En outre, les newsletters sont utilisées pour tenir les clients informés de l’évolution de leur entreprise et de la croissance de sa notoriété.

Ainsi, le marketing direct, souvent connu sous le nom de mailing et d’emailing, comprend ces activités. La génération actuelle de stratégies de marketing, telles que les publicités sur Facebook et le retargeting se marient très bien avec le marketing direct.

Comme son nom l’indique, il s’agit de s’adresser directement à votre public, vos prospects et vos clients. Et les communications qui leur sont adressées sont personnalisées. Ainsi, le message envoyé comprend généralement le nom et/ou le prénom du destinataire ainsi qu’une offre personnalisée en fonction du niveau d’intérêt que cette personne a exprimé pour un bien ou un service.

De manière générale, le mailing est une technique qui permet d’attirer et de retenir l’attention de vos prospects et clients en leur communiquant des informations ou des offres promotionnelles sur mesure. Qu’il soit réalisé sur papier ou en ligne, le mailing permet de créer un lien entre votre public et votre entreprise.

Quels sont les exemples types de formats de mailing de prospection ?

Envoi d’un courrier de félicitations au prospect

Il s’agit de prendre contact avec le prospect et de le féliciter. Il s’agit d’une méthode de prospection efficace et généralement acceptée. Cependant, vous devez trouver une bonne excuse pour le faire afin de remercier quelqu’un. LinkedIn, le premier réseau social professionnel, est une mine d’or d’informations sur les prospects.

Vous savez déjà que LinkedIn est un puissant réseau social axé sur le monde professionnel. Que vous l’ayez utilisé à des fins commerciales telles que la recherche et l’obtention de partenariats, la recherche d’une opportunité professionnelle. Mais encore pour la promotion des valeurs de la marque, ou même simplement pour construire votre réseau et diffuser vos créations professionnelles,

Un e-mail de prospection pour proposer une solution

Dans ce type d’e-mail, vous proposez à vos clients potentiels un moyen d’accroître leurs performances. Votre secteur d’activité est parfaitement complémentaire des entreprises que vous contactez. L’objectif est que votre client reconnaisse que vous prenez le temps d’apprendre à le connaître et que vous êtes à l’écoute de ses besoins. Cette forme d’e-mail de prospection est efficace car elle ne fait qu’apporter une aide à une organisation, ce qui est souvent bienvenu.

Courriel de prospection visant à fournir une critique constructive

Pour envoyer ce type d’e-mail de prospection, vous devez effectuer des recherches de fond et mettre le doigt sur les faiblesses de l’entreprise. Afin de soutenir la problématique, identifiez le problème et proposez une solution adéquate.

Comment réussir à rédiger un mailing de prospection performant ?

Avant toute chose, disposer d’une liste de distribution de qualité est la base du mailing. Il en va de même si vous souhaitez réussir une campagne e-mailing. Vous aurez besoin d’informations précises sur votre public, que vous décidiez de réaliser votre mailing en ligne, sur papier, ou les deux.

Vous devez savoir qu’un mailing de prospection présente certains avantages par rapport aux autres stratégies de marketing et de communication. Ainsi, le marketing par mailing permet à une entreprise d’obtenir suffisamment de prospects. En utilisant efficacement cette méthode, une entreprise peut bénéficier d’un meilleur retour sur investissement et s’assurer un bénéfice appréciable lors de la vente de ses biens ou services.

De plus, si les personnes que vous souhaitez atteindre sont déjà vos clients, vous avez sans doute déjà leurs coordonnées, notamment leur adresse électronique et/ou physique. Si ce n’est pas le cas, il existe d’autres moyens d’obtenir ces coordonnées, comme la mise à disposition d’un livre blanc ou l’accès à un contenu susceptible de les intéresser.

Mais une chose à ne pas oublier avec le publipostage est que vous devez accorder la plus grande attention à votre liste de diffusion. Pour éviter cela, assurez-vous que vos adresses électroniques sont exactes et actives, et surtout, veillez à ne cibler que les personnes intéressées.

Passons maintenant en revue chaque conseil, un par un, pour que votre mailing de prospection soit une réussite.

L’objet du mailing de prospection doit être unique, court et attractif

Le deuxième élément d’information que votre destinataire voit après avoir lu votre courriel est l’objet. Cet élément crucial a un impact décisif sur la façon dont votre contenu est ouvert. Sa responsabilité est d’informer le lecteur du contenu de l’e-mail et de l’inciter à agir. Par conséquent, l’objet de votre courriel nécessite une introspection importante de sa part.

Ainsi, pour modifier le titre lui-même, il est nécessaire de mentionner un élément qui n’est pas partagé par tous les e-mails envoyés. C’est une information cruciale qui doit être rédigée avec soin car le destinataire verra le nom de l’expéditeur et le pré-en-tête avant de décider d’ouvrir ou non le message.

Pour inciter votre cible à cliquer sur le lien et à ouvrir l’e-mail, l’objet de votre e-mail doit immédiatement attirer son attention. Un objet vague ou inexistant sera considéré comme du spam à ses yeux.

Veillez à ce que l’objet de votre e-mail ne fasse pas plus de 35 caractères. C’est bref, mais n’oubliez pas que la plupart des e-mails sont lus sur des appareils mobiles, et que l’objet est donc fréquemment tronqué.

Enfin, il y a trois grandes catégories d’éléments à privilégier :

• La promesse pour énoncer clairement le sujet de l’e-mail
• La nouveauté pour tenir la communauté du destinataire informée de tous les produits ou services innovants proposés par votre entreprise
• Le mystère pour piquer la curiosité du destinataire

Présentez-vous clairement

La première étape de la rédaction d’un mailing de prospection consiste à réfléchir à la manière dont vous allez vous présenter. Vous ne devez pas sous-estimer le destinataire, mais vous devez le remettre à sa place, surtout si vous ne connaissez pas la personne. Pour se faire, rédiger une brève introduction est essentiel pour que le prospect qui vous lit comprenne qui vous êtes et pourquoi vous lui avez envoyé un e-mail.

Cette introduction doit être placée au tout début du courriel afin de clarifier la situation et de s’assurer que votre lecteur comprend exactement ce qui se passe. Cette brève introduction comprendra votre nom et votre prénom, la nature de votre entreprise et les services que vous proposez.

Trop souvent, les messages de marketing direct ne sont tout simplement pas assez directs. Pour une reconnaissance rapide, énoncez clairement le nom de votre entreprise, incluez votre logo et revoyez votre charte graphique.

Préparer un contenu clair et lisible

On comprend à la fois le contenu et l’organisation de votre email en étant clair et compréhensible. Lors de l’envoi d’un mailing de prospection, vous entrez souvent en contact avec de nouveaux prospects pour briser la glace. Il s’agit du cold mailing. Il consiste à envoyer un e-mail à un client potentiel avec lequel vous n’avez aucune relation préalable. De ce fait, votre interlocuteur doit comprendre rapidement qui vous êtes et ce que vous proposez.

Cependant, il est également important de donner la priorité aux prospects que vous connaissez déjà. Comment cela ? Vous avez plus de chances d’obtenir une réponse d’un prospect qui a déjà pris contact avec votre entreprise d’une manière ou d’une autre. Pour cette raison, l’e-mail paraîtra moins intrusif si le prospect se souvient d’avoir déjà été en contact avec votre marque, par exemple sur les réseaux sociaux.

Quant au contenu de vos courriels, assurez-vous qu’il est organisé, structuré avec des paragraphes, et que le détail est lisible. Il est essentiel d’inclure ces éléments dans le courrier si vous souhaitez obtenir une réponse. La personne décide si elle veut aller plus loin ou non sur la base d’une simple compréhension du format de l’e-mail. Même si le sujet du texte a donné au lecteur l’envie de poursuivre la lecture, une densité de mots excessive peut l’en dissuader.

Donner de la valeur à votre mailing de prospection

Votre mailing de prospection ne doit être ni trop long ni trop court, et vous devez y inclure des informations à valeur ajoutée. Par exemple, vous pouvez lui donner des conseils pour l’aider dans son projet ou lui indiquer les facteurs à prendre en compte pour comparer d’autres fournisseurs ou produits. La bonne attitude à adopter est de ne pas parler de n’importe quoi et de se concentrer sur ce qui compte.

De plus, si vous ajoutez un peu de fraîcheur à votre e-mail, votre prospect sera plus intéressé et vous aurez plus de chances d’obtenir une réponse rapide. N’ayez jamais peur de présenter un problème spécifique et les remèdes appropriés qui peuvent améliorer votre e-mail.

Individualisez vos communications

Une méthode de prospection commerciale efficace ne consiste pas à envoyer en masse 100 e-mails identiques à des prospects ayant des besoins différents. Les clients BtoB d’aujourd’hui privilégient les services individualisés basés sur la confiance et la personnalisation.

Ils réalisent rapidement que vous n’avez pas pris le temps de vous enquérir de leur situation lorsqu’ils reçoivent un mailing de prospection qui ne correspond pas à leurs objectifs. C’est une stratégie impersonnelle qui porte très peu de fruits.

Tout le monde aime se sentir un peu différent ou inhabituel. C’est typique des humains. D’un autre côté, ce ne serait pas la pire des choses de se sentir comme un numéro de plus dans la foule, une figure perdue dans la foule. Pour vous assurer de développer une relation personnelle et de confiance avec votre destinataire, il est bon d’inclure des détails comme son nom et son prénom dans toutes vos lettres et courriels.

Utilisez les connaissances que vous pouvez avoir sur vos clients pour essayer de les imaginer dans votre esprit afin de pouvoir vous adresser à eux directement.

Par conséquent, personnalisez l’e-mail en incluant le nom de l’entreprise, le nom du destinataire, la ville dans laquelle il se trouve. Et, surtout, en mentionnant les solutions que vous avez pour l’aider à progresser. Je prends par exemple, des conseils pour augmenter les revenus, en accroissant la demande pour ses services, ou en menant des campagnes d’e-mailing ciblées.

Technique pour réussir la prise de contact avec un client potentiel

Pour mener à bien vos tentatives de contact et captiver vos prospects, vous devez d’abord recueillir le maximum d’informations sur eux. L’objectif est de déterminer comment vous pouvez les aider et quelles sont les ressources dont vous disposez pour les aider à atteindre leur objectif.

Ainsi, renseignez-vous sur la taille de l’entreprise, son état général, ses décideurs, son domaine d’activité. Et aussi sur son histoire, ses valeurs fondamentales, sa stratégie de marketing et de communication. Plus vous connaîtrez votre interlocuteur, mieux vous serez armé pour le soutenir.

Soyez amical et courtois dans votre mailing de prospection

Soyez toujours aimable et accueillant lorsque vous prenez contact par courrier électronique. N’oubliez pas que c’est vous qui vous donnez la permission d’interférer dans la journée de votre client. Le moins que vous puissiez faire est de lui envoyer un contenu agréable.

Les entreprises veulent s’entourer de partenaires fiables, qualifiés et sympathiques dans les transactions B2B comme ailleurs. Une question cruciale qui ne doit jamais être négligée ! Par conséquent, un email chaleureux et personnalisé attire et persuade davantage qu’un email froid et impersonnel.

Privilégier la qualité à la quantité

En ce qui concerne l’organisation du mailing de prospection, il est recommandé de rédiger un petit nombre d’excellents e-mails plutôt que d’envoyer un grand nombre de lettres inachevées et mal rédigées. Un email de prospection ne doit pas être très long. S’il s’agit d’un email de relance, de fidélisation ou de présentation, utilisez un message bref et concis.

Si vous commencez à prospecter, vous pouvez y arriver progressivement, mais vous devez toujours tenir compte du calibre de vos offres et, par conséquent, de vos e-mails. Il est préférable d’envoyer dix courriels réfléchis et concis qui mettent en valeur les points forts de votre entreprise que cinquante courriels impersonnels et froids. Votre prospection sera encore plus fructueuse si vous rédigez vos e-mails avec qualité.

Obtenez la coopération de tous vos destinataires (RGPD)

Le volet juridique de l’envoi ne doit pas être négligé. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD au niveau européen, il est désormais nécessaire d’obtenir l’autorisation des destinataires avant de leur envoyer des courriers ou des e-mails B2C.

Ces personnes doivent avoir expressément donné la permission à votre entreprise de recueillir et d’utiliser leurs données personnelles, telles que leur adresse électronique et physique. Si vous ne travaillez qu’avec des professionnels, vous ne serez pas inquiété. En revanche, si vous ciblez des personnes spécifiques, enfreindre cette règle vous mettra en infraction avec la loi.

Inclure Call To Action clair dans le mailing de prospection

Une chose à faire impérativement dans un mailing de prospection est d’inclure un appel à l’action, ou CTA ! En effet, c’est l’élément qui vous permet d’obtenir des réponses et de passer à autre chose si le prospect est intéressé.

Le Call-To-Action, également appelé CTA ou Appel à l’Action en français, incite le destinataire de votre email à effectuer l’action souhaitée, par exemple effectuer un achat sur votre boutique en ligne. Ce Call-To-Action prendra donc le plus souvent la forme d’un lien ou d’un bouton associé à une incitation telle que « J’en profite !« , « Cliquez ici » ou « Voir le produit« 

Quel est votre objectif principal ? Que voulez-vous que votre client ou client potentiel fasse après avoir reçu votre courriel ou votre lettre ?

Cela peut se traduire par :

• Participer à un événement
• S’abonner à votre newsletter
• Acheter un bien ou un service
• Fixer un rendez-vous
• Télécharger un ebook

Les possibilités sont infinies et dépendent de votre activité. Il est essentiel d’être clair sur votre objectif dans votre message et de l’y inclure. Un email de prospection sans appel à l’action est voué à l’échec car le contact n’a aucune possibilité de répondre, même s’il est intéressé !

Programmez vos e-mails de prospection

Si vous n’êtes pas déjà submergé par plusieurs tâches nécessitant votre attention simultanée, il vous sera plus facile de rédiger des e-mails de qualité. N’hésitez pas à utiliser un outil de programmation des e-mails pour éviter de vous retrouver dans cette situation.

Vous vous demandez peut-être si un logiciel de publipostage est le meilleur pour votre entreprise, étant donné la grande variété disponible sur le marché. La vérité est qu’il n’existe pas de logiciel parfait. Tout dépend plutôt des exigences de votre entreprise.

L’une des considérations les plus cruciales lors du choix d’un logiciel à utiliser est la possibilité ou non de l’intégrer à votre système actuel. Cette intégration sera plus simple si vous disposez d’un système de gestion de la relation client (CRM) ou d’automatisation du marketing.

Toutefois, ne vous inquiétez pas si ce n’est pas le cas. Vous devriez pouvoir trouver des logiciels qui répondent à vos besoins, étant donné qu’ils peuvent communiquer entre eux et permettre un partage simple des données.

Par exemple, ActiveCampaign est décrit comme une plateforme de marketing unique. Son objectif principal est de vous aider à envoyer moins d’e-mails tout en obtenant de meilleurs résultats. Sachez qu’elle créera des instructions détaillées qui démontreront comment utiliser la plateforme de manière optimale.

Procéder à une relance approfondie

Après avoir contacté vos prospects par e-mail pour la première fois, vous devez leur laisser le temps de lire l’e-mail et d’y répondre car ils seront tout aussi occupés que vous. Mais si rien ne se passe pendant les sept jours qui suivent l’envoi de votre premier courriel, vous pouvez mettre en place vos relances.

Le principal conseil dans cette situation est de rédiger un e-mail de suivi qui apporte quelques modifications par rapport à l’e-mail de contact. Un autre conseil est de s’adapter aux circonstances de chaque possibilité. Si vous n’obtenez toujours pas de réponse après ce premier rappel, un rappel cinq semaines après le courriel initial est possible.

Une fois ce délai écoulé, vous pouvez vous adresser à un autre contact de l’entreprise qui pourrait être plus réceptif à votre correspondance. En résumé, la clé est de bien jauger vos mouvements afin d’éviter de surcharger un prospect et de le voir se retirer.

Examiner les e-mails envoyés

Une fois vos e-mails envoyés, qu’ils soient de contact ou de suivi, il est judicieux de suivre les statistiques des e-mails lus et non lus afin d’améliorer votre stratégie de prospection commerciale. Si nécessaire, vous examinerez la proportion de réponses favorables et négatives.

Ces statistiques, accessibles grâce à un outil de suivi des e-mails, vous permettront d’évaluer vos actions et, si nécessaire, d’ajuster vos procédures. L’objectif est de déterminer si vos futurs prospects ont manifesté ou non un minimum d’intérêt après avoir reçu vos e-mails.

Une analyse approfondie vous permettra de réfléchir à votre prospection et d’identifier ce qui a bien fonctionné. Le modèle d’e-mail à utiliser sera différent en fonction de la relation que vous entretenez avec votre client.

En conclusion

La prospection est ce qui alimente la guerre commerciale. Sans elle, votre clientèle s’amenuise progressivement avec le temps. Vous devez constamment être à l’affût de nouveaux prospects afin de les convertir en clients fidèles.

Longtemps associé à la vente par correspondance, le mailing est aujourd’hui l’un des canaux les plus cruciaux pour la promotion en ligne. Grâce, notamment à diverses plateformes qui facilitent l’envoi de campagnes de mailing de masse tout en permettant la meilleure personnalisation possible pour chaque destinataire.

Seul le publipostage, l’une des stratégies de marketing par mailing existant, est conscient du risque qu’un client signale vos e-mails comme spam, vous devrez donc sortir du lot pour attirer leur attention.

J’espère que ces précisions vous permettront de vous concentrer un peu plus sur la prospection par mailing et vous inciteront à générer plus de leads. Alors n’hésitez pas à appliquer ! Mais si vous voulez aller plus loin, vous pouvez aussi utiliser des modèles gratuits d’e-mails de prospection pour créer des e-mails efficaces et performants.